Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

К иным расходам, которые возмещаются командированным работникам, относятся комиссионные за обмен в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, совершение операций с использованием пластиковой карточки, расходы по получению загранпаспорта, виз, медицинской страховки.

В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения осуществляется в установленном порядке. Подтверждением для выплаты иностранной валюты при командировках в страны, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, является путевой лист с отметками о выездах и заездах в организацию, а также сопроводительные документы на груз.

Кроме того, командированным работникам выдаются авансы на:

• приобретение ГСМ;
• плату за стоянку;
• оплату дорожных, таможенных сборов за границей;
• страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;
• оплату вынужденного мелкого ремонта.

Другие расходы, связанные с поездкой на автотранспорте (оплата разрешений на проезд по территории иностранного государства, ветеринарный и фитосанитарный контроль, мойка автотранспортных средств, услуги по приграничной обработке автотранспортных средств на объектах приграничного сервиса, конвоирование грузов, экологические налоги и сборы, факсимильная связь, эвакуация транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок), возмещаются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, остаток которого показывает состояние расчетов с подотчетными лицами: дебетовый остаток – сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией, кредитовый остаток – сумму задолженности организации перед подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

В учете расходы на служебные командировки отражаются следующим образом:

Работник организации представляет авансовый отчет о произведенных расходах в иностранной валюте по курсу Национального банка Республики Беларусь на день составления авансового отчета, но не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы. Списание задолженности с подотчетного лица оформляется следующими записями: