Документирование хозяйственных операций

Объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь, разрабатывают унифицированные формы для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и представляют их для утверждения в Министерство финансов Республики Беларусь.

По мере необходимости государственные органы управления, которым предоставлено право разрабатывать унифицированные формы первичной учетной документации, могут вносить в них изменения и дополнения, подлежащие обязательному согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь.

Формы документов первичного учета могут быть разработаны организацией и самостоятельно, однако такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации. Форма и содержание документов должны соответствовать действующему законодательству.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.
Копии списков должностных лиц, которым предоставлено право подписи конкретных первичных учетных документов, с образцами их подписей передаются в бухгалтерию, материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Подписи в документах должны быть разборчивыми.

Ответственность за достоверность содержащихся в первичных учетных документах данных несут лица, составившие и подписавшие документ.

На бухгалтера возлагается особая ответственность по контролю за правильностью оформления первичного учетного документа. Прежде всего бухгалтер производит проверку по форме, в процессе которой устанавливает необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа, затем – арифметическую проверку с целью определения правильности подсчетов. После этого документы проверяются по существу, устанавливается целесообразность хозяйственных операций. Необходимо помнить, что отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно оформленных первичных документов может привести к искажению показателей бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов.

Неблагоприятные последствия могут возникнуть и в случае подтверждения хозяйственных операций первичными документами, не содержащими всех необходимых реквизитов и подписей, так как при проведении проверок налоговые органы могут не признать не надлежащим образом оформленные документы как оправдательные в подтверждение совершенных хозяйственных операций. Некачественно составленные документы к исполнению не принимаются и в учетные регистры не записываются.
Первичные учетные документы составляют вручную и машинным способом. Карточки, ведомости и первичные учетные документы поддаются автоматизированной обработке и могут составляться в виде электронного документа. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

К учету первичные документы принимаются в оригинале. Однако в порядке исключения возможно применение копий, например, при восстановлении учета вследствие пропажи или гибели документов, а также в случаях, специально оговоренных в инструкциях, в частности, в Положении о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и компенсациях при служебных командировках за границу (утверждено Министерством труда Республики Беларусь от 14.04.2000 г. № 55), предусматривающем оплату расходов по получению виз и загранпаспортов по ксерокопиям документов, а также оплату госпошлины за оказание нотариальных услуг, уплаченных за наличный расчет, так как оригиналы остаются в нотариальной конторе. При этом к авансовому счету необходимо приложить справку нотариальной конторы, в которой указана сумма, уплаченная за нотариальные услуги.