Документооборот в организациях

Документирование хозяйственных операций

Основная цель организации бухгалтерского учета – формирование информации и группировка данных для анализа и принятия обоснованных, эффективных управленческих решений, обеспечение контроля за имуществом и готовой продукцией предприятия.

Систематизация и накопление информации осуществляются в учетных и бухгалтерских регистрах.

Учетными регистрами называются формы (таблицы), предназначенные для ведения учетных записей и используемые в системе бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Оперативный учет ведется в местах выпуска продукции, выполнения работ, оказания услуг, осуществления должностными лицами управленческих функций (отсюда другое название этого вида учета – производственный учет). Сфера применения оперативного учета, как правило, ограничивается рабочим местом, производственным коллективом или структурным подразделением. В оперативном учете чаще всего используются натуральные показатели, а при определенных условиях – трудовые либо стоимостные.

Оперативный учет ведется в учетных регистрах, разрабатываемых в самой организации. В некоторых случаях для целей оперативного учета могут использоваться унифицированные формы. Часть информации, получаемой в результате оперативного учета, является основой для заполнения бухгалтерских регистров.

Статистический учет представляет собой систему сбора, накопления и обобщения данных о состоянии и динамике производственных и социальных процессов. Учетные регистры, график документооборота и иные существенные элементы статистического учета в организациях определяются составом показателей, установленных в качестве обязательных в формах отчетности.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, ее отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и в карточках, в том числе в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Бухгалтерский учет строго документален. Записи в бухгалтерском учете осуществляются только на основании правильно заполненных первичных учетных документов. Первичные учетные документы – это документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, составленные в момент ее проведения или непосредственно после окончания и предназначенные для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы, а также учетные регистры, применяемые в статистическом, оперативном и бухгалтерском учете, образуют систему первичной учетной документации.

Первичная учетная документация должна составляться на бланках унифицированных форм, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждаемых в соответствии с действующим законодательством.

Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь «О государственном регулировании бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь» от 15.10.2001 г. № 1493 разработка и утверждение типовых унифицированных форм первичной учетной документации возложена на Министерство финансов Республики Беларусь. В разработке унифицированных форм первичной учетной документации принимают участие республиканские органы государственного управления, а также объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь.

Республиканские органы государственного управления (кроме Министерства обороны Республики Беларусь и иных органов государственного управления, имеющие воинские формирования, воинские части, и организаций, финансируемых из бюджета) разрабатывают и утверждают по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь унифицированные формы для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики.