Роль руководителя организации в создании условий для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной работы:

создавать структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, определять структуру и численность работников бухгалтерии;

возлагать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности на главного бухгалтера;

передавать по договору ведение бухгалтерского учета и составление отчетности организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги по бухгалтерскому учету и составлению отчетности.

Руководитель организации должен обеспечить:

неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками требований главного бухгалтера по соблюдению правил ведения бухгалтерского учета путем издания соответствующих приказов, распоряжений, положений об отделах, должностных инструкций и др.;

надлежащую постановку оперативного учета материальных ценностей и обязательств, что позволит своевременно, точно и достоверно отражать хозяйственные операции в бухгалтерском учете;

сохранность материальных ценностей (в т.ч. содержащих драгоценные металлы) в процессе поступления в организацию, во время хранения на складах, при использовании в производстве и реализации.

Руководитель устанавливает правила заключения хозяйственных договоров, приемки товаров и услуг, порядок применения, хранения печатей, штампов, выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Необходимо разграничивать уровни компетенции руководителя и главного бухгалтера по вопросам ведения бухгалтерского учета. Утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 № 59 Положение о главных бухгалтерах закрепляло за главным бухгалтером статус государственного контролера, следившего за использованием на предприятии трудовых, материальных и финансовых ресурсов, выполнением норм законодательства должностными лицами, в т.ч. руководящими органами. Обо всех замеченных нарушениях главный бухгалтер должен был в письменной форме докладывать в вышестоящую инстанцию. В настоящее время юридические отношения между руководителем и главным бухгалтером изменились: главный бухгалтер, не являясь государственным контролером, освобожден от обязанности сообщать о нарушениях, допускаемых, по его мнению, руководителем.

Руководитель микроорганизации вправе вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично, если у него имеется высшее или среднее специальное образование, дающее право работать по специальности бухгалтера, и стаж работы по специальности бухгалтера не менее трех лет.

В случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по вопросам совершения отдельных хозяйственных операций, их оформления первичными учетными документами и отражения в бухгалтерском учете документы по этим хозяйственным операциям должны быть приняты к исполнению главным бухгалтером по письменному распоряжению руководителя организации. В этом случае руководитель единолично несет ответственность за совершение вызвавших разногласия хозяйственных операций, их оформление первичными учетными документами и отражение в бухгалтерском учете.

Форма письменного распоряжения законодательно не определена, поэтому решение руководителя оформляется локальным нормативным актом. Как правило, письменное распоряжение на оплату с расчетного (или другого) счета дается в виде предписания на счете-фактуре «Бухгалтерии оплатить» с указанием даты и проставлением подписи. Счет-фактура с распоряжением на оплату и документы, прилагаемые к выписке банка, хранятся в одном деле и являются подтверждением письменного распоряжения.

Письменные распоряжения на оплату счетов, совершение иных денежных операций можно давать и другими способами. Форма письменных указаний оговаривается в должностной инструкции главного бухгалтера.

Главный бухгалтер должен принимать к исполнению распоряжения руководителя, данные в письменной форме, только в случае, если ему предоставлены все правильно оформленные документы, необходимые для совершения операции. При отсутствии отдельных документов главный бухгалтер вправе отказаться от выполнения распоряжения руководителя. Принуждение главного бухгалтера к выполнению противоправных действий преследуется по закону.

Руководитель государственной организации не имеет права работать на условиях штатного совместителя в другой организации, кроме преподавательской, научной, творческой деятельности, а также медицинской практики. Это ограничение не касается руководителей частных организаций.

Главному бухгалтеру необходимо знать, как поступать в ситуациях, когда организация заключает сделку, в которой ее руководитель одновременно выступает, с одной стороны, от имени организации, с другой — себя лично. Законодательство Республики Беларусь не запрещает руководителям частных предприятий являться одновременно и индивидуальными предпринимателями. Однако оно запрещает руководителю от имени организации совершать сделки в отношении себя лично и в отношении другого лица, представителем которого руководитель одновременно является. В таких случаях руководитель организации выдает другому работнику организации доверенность на совершение сделки от имени организации. Этот работник заключает договор с руководителем как с физическим лицом (например, если он является индивидуальным предпринимателем).

Законодательством не ограничен круг лиц, которых руководитель может уполномочить совершать сделки. Гражданское законодательство не запрещает организации выдавать доверенности лицам, не состоящим с ней в трудовых отношениях. Доверенность от организации работнику или иному лицу подписывается ее руководителем или лицом, на то уполномоченным, и скрепляется печатью организации.

В хозяйственных обществах решение о совершении некоторых сделок между хозяйственным обществом и его руководителем принимает полномочный орган управления обществом (как правило, общее собрание). Этим решением определяется лицо, имеющее право заключать подобные сделки. Данное лицо действует на основании решения, поэтому выдавать ему доверенность не требуется.

Совершение сделок между организацией и ее руководителем необходимо оформлять строго в соответствии с действующим законодательством, т.к. сделка, совершение которой запрещено законодательством, считается ничтожной. Под ничтожной понимается сделка, недействительная в силу факта ее несоответствия требованиям законодательства. За совершение запрещенной сделки в доход государства взыскивается все, что получено по ней сторонами.