Первичные учетные документы: применение, заполнение, хранение, уничтожение

Бухгалтерский учет строго документален. Записи в бухгалтерском учете осуществляются только на основании первичных учетных документов, имеющих юридическую силу. Первичные учетные документы — это документы, на основании которых хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета. Хозяйственная операция — действие или событие, подлежащее отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящее к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов.

Первичные учетные документы создаются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции (если это не представляется возможным — непосредственно после совершения хозяйственной операции) и фиксируют факт ее совершения. Своевременное документальное оформление хозяйственных операций является неотъемлемым атрибутом обеспечения эффективного контроля за сохранностью материальных и денежных средств, основой для дальнейшего наблюдения за деятельностью лиц, наделенных правом распоряжаться имуществом предприятия.

Законодательно регулируются:

перечень первичных учетных документов;

перечень сведений, содержащихся в формах первичных учетных документов.

Первичные учетные документы, а также учетные регистры, применяемые в статистическом, оперативном и бухгалтерском учете, образуют систему первичной учетной документации. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 утверж­ден следующий перечень первичных учетных документов, обязательных к применению всеми субъектами хозяйствования:

товарно-транспортная накладная;

товарная накладная;

приходный кассовый ордер;

расходный кассовый ордер;

акт о приеме-передаче основных средств;

акт о приеме-передаче нематериальных активов;

акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ;

акт передачи незавершенного строительством объекта;

акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры.

Право утверждать формы первичных учетных документов предоставлено также республиканским органам государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь. Однако даже при наличии таких форм законодательство дает право организациям использовать самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов.

Согласно Закону Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-3, первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:

наименование документа, дату его составления;

наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Список лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. Копии списков с образцами подписей должностных лиц передаются в бухгалтерию, материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, составившие и подписавшие документ.

Контроль правильности оформления первичного учетного документа возлагается на бухгалтера, который сначала производит проверку документа по форме: устанавливается необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа, затем арифметическую проверку с целью определения правильности подсчетов, после чего документы проверяются по существу: определяется законность хозяйственных операций.

На бухгалтера возлагается обязанность по проверке подлинности документов. Подтверждением подлинности документов, издаваемых юридическими лицами, является, в частности, печать круглой формы — простая или гербовая. Право применения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено органам власти и государственного управления, судам, органам прокуратуры, государственным нотариальным конторам, Академии наук Беларуси, государственным научным и учебным заведениям всех уровней. Простая печать круглой формы применяется коммерческими и некоммерческими организациями, индивидуальными предпринимателями. Ее считают главной печатью.

Законодательством прямо не предусмотрена обязанность юридического лица иметь печать. Однако отдельными нормативными правовыми актами установлено обязательное требование заверять печатью ряд совершаемых действий. Например, печать необходима для открытия счетов в банке, при выставлении на инкассо расчетных и иных документов, выдаче доверенности от имени юридического лица, внесении записей в трудовую книжку и в иных случаях.

Организация самостоятельно (на основании законодательства) определяет перечень документов, на которых проставляется главная печать. Оттиском главной печати заверяется подпись руководителя организации или должностного лица, имеющего полномочия на подписание документов. При отсутствии у должностного лица права подписи проставление главной печати не придает подписанному им документу юридическую силу.

Чтобы изготовить главную печать, руководитель организации либо ее представитель, действующий на основании доверенности, подает заявление на изготовление главной печати в специализированные штемпельно-граверные мастерские. Большинству юридических лиц не требуется получать разрешение на изготовление главной печати.

Замена главной печати (например, вследствие износа, изменения указанных на печати данных) происходит аналогичным образом. При утере главной печати следует обратиться в органы внутренних дел с соответствующим заявлением и получить разрешение на изготовление дубликата печати.

За хранение главной печати отвечает руководитель организации либо лицо, имеющее право пользования такой печатью.

Кроме простой печати круглой формы, юридическое лицо может использовать в своей деятельности штампы, а также специализированные печати (например, печати для внутренних документов организации). Право подтверждения подлинности документов или подписи должностного лица печатью или штампом определяется соглашением сторон, участвующих в сделке.

При временном отсутствии печати у вновь созданного юридического лица, а также в связи с реорганизацией, изменением наименования или подчиненности юридического лица, изношенностью или утерей печати по заявлению владельца счета банк предоставляет необходимый срок для изготовления печати, но не более одного месяца. Порядок оформления документов для проведения расчетов на время отсутствия печати банки устанавливают самостоятельно.

При изменении фамилии, имени, отчества лица, имеющего право первой или второй подписи, его уходом в отпуск, убытием в долгосрочную командировку, болезнью или по другим причинам организация обязана в течение трех рабочих дней направить в банк письменное уведомление с указанием лиц, которые будут подписывать платежные инструкции. В этом случае банк в течение месяца будет принимать платежные инструкции, подписанные лицами, указанными в уведомлении.

Первичные учетные документы составляют вручную и машинным способом. Правовую базу для использования электронных средств обработки данных обеспечил Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», в котором дано понятие «электронного документа» и установлены требования к оформлению электронной документации.

Электронный документ — это информация, зафиксированная на машинном носителе в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Машинный носитель — это магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя магнитном объекте в доступном для визуального обозрения виде и в форме, понятной для восприятия человеком.

Различают оригинал и копию электронного документа. Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Копии создаются путем удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Если одним лицом создаются идентичные по содержанию документ на бумажном носителе и электронный документ, оба документа признаются самостоятельными и не являются копиями друг друга.

К учету первичные документы принимаются в оригинале, однако в порядке исключения возможно применение копий при восстановлении учета и в случаях пропажи или гибели документов.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны иметь в виду, что к ним применяются те же требования по применению, заполнению, хранению и уничтожению первичных учетных документов, как и к остальным субъектам хозяйствования. При отсутствии первичных учетных документов к организациям применяются штрафные санкции.

Плательщики налога при ведении учета в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, самостоятельно принимают решение о необходимости составления учетной политики.

Согласно Закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», первичные учетные документы, подтверждающие выполнение работ (оказание услуг), могут составляться исполнителем (подрядчиком) и заказчиком единолично в случаях, определенных Министерством финансов Республики Беларусь, при условии, что договором, заключенным в письменной форме между исполнителем (подрядчиком) и заказчиком, предусмотрен такой порядок оформления выполненных работ (оказанных услуг).

В разъяснении Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 21.10.2010 № 15-5/840/2-1-9/324 «Об актах выполненных работ, оказанных ус­луг» указано, что несоставление актов может иметь место только в некоторых сферах экономической деятельности, таких как: услуги связи, аренда, лизинг, прокат, рекламные и иные услуги, при оказании которых заключаются однотипные договоры, в т.ч. относимые Гражданским кодексом Республики Беларусь к категории публичных. Информирование исполнителем заказчика о выполнении работы (оказании услуги) допускается по электронной почте, факсимильной связи, другими способами.

В Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» также указано, что в первичных учетных документах (за исключением первичных учетных документов, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и первичных учетных документов, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления. Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы определяется Министерством финансов Республики Беларусь.

Согласно Закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» копии изъятых в соответствии с законодательством первичных учетных документов включаются в документы бухгалтерского учета организации.

Номенклатура дел организации.
Обеспечение сохранности документации

Ответственность за организацию делопроизводства в бухгалтерии несет лицо, назначенное главным бухгалтером. Данная обязанность отражается в должностной инструкции специалиста. При отсутствии такого лица вся ответственность возлагается на главного бухгалтера.

Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и предназначена для быстрого поиска документов по видам и содержанию.

Если организация имеет структурные подразделения, то номенклатура дел формируется по структурному принципу (для каждого подразделения своя номенклатура). Кроме того, она может формироваться по направлениям деятельности (переписка с клиентами, документация по учету, кадрам, планированию и др.), специалистам (документация секретаря-делопроизводителя, главного бухгалтера, экономиста и др.).

Номенклатура дел в бухгалтерии составляется главным бухгалтером, его заместителем или квалифицированным сотрудником совместно с лицом, ответственным за делопроизводство организации (заведующим архивом, архивариусом, секретарем-референтом и др.), ежегодно (не позднее декабря текущего года) пересматривается с учетом происшедших в организации изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

Сохранность документов в процессе документооборота обеспечивается их регистрацией в специальных регистрах, в качестве которых могут выступать карточки, книги, реестры, сопроводительные ярлыки и т.п. Регистрации подлежат все документы, связанные с материальной ответственностью.

Круг лиц, имеющих доступ к документам, должен быть строго ограничен. Обрабатываемые документы до сдачи отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в синтетическом и аналитическом учете. После этого документы комплектуются в дела (тома или папки) для дальнейшего хранения в архиве бухгалтерии (организации).

Комплектование первичных учетных документов в дела производится в следующем порядке. В одно дело группируются:

первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости. При этом внутри дела документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в регистрах бухгалтерского учета. К ним прилагаются соответствующие накопительные ведомости;

однородные первичные документы.

Каждое дело содержит, как правило, до 250 листов, и имеет толщину не более 4 см. С делами такого объема удобно работать в дальнейшем: они не рассыпаются и хранятся дольше. В случае, когда количество первичных учетных документов велико и их невозможно сброшюровать в одно дело, допускается создание несколько томов. На каждом томе, в т.ч. на корешке, должно быть указано:

название сброшюрованных документов;

отчетный период;

номер дела по номенклатуре.

К оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые предполагается сдавать на хранение в архив организации, предъявляются дополнительные требования. Каждое передаваемое на хранение дело нумеруется черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела помещается заверительный лист со следующей записью: «В дело подшито (указать количество цифрами и прописью) листов». После этой записи указываются должность, фамилия, имя и отчество лица, оформившего дело, и дата.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

подлинники отделяются от копий;

годовые планы и отчеты отделяются от квартальных и месячных;

в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Для каждого дела, включенного в номенклатуру дел, заводится отдельная папка и присваивается индекс (код). Важным условием рациональной организации хранения документации является постоянство кодов дел по участкам учета, что позволяет работникам запоминать коды и работать без кодаторов.

Обложка каждого дела оформляется по схеме:

____________________________               Бухгалтерия
(наименование организации)

ДЕЛО №___

[Заголовок дела]

Количество листов: _____________ Начато:_______________
Срок хранения: ________________ Окончено:_____________

Оправдательные первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, лицевые счета, товарные и товарно-транс­портные накладные должны быть переплетены. Другие виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки, что позволяет избежать их потерь и должностных злоупотреблений.

Документы бухгалтерии хранятся:

в архиве бухгалтерии;

в архиве организации.

Хранение документов в архиве бухгалтерии

Оформленные и законченные делопроизводством дела передаются на хранение в архив бухгалтерии.

Для архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное, оборудованное полками, шкафами, помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у работника, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Этот же работник отвечает за сохранность сданных документов, выдает документы из архива во временное пользование и готовит их для дальнейшей передачи в архив организации.

Выдача первичных документов, учетных регистров и других документов, хранящихся в архиве бухгалтерии, работникам бухгалтерии и других структурных подразделений производится только по распоряжению главного бухгалтера после регистрации в специальном журнале.

Выемка документов из дел, как правило, не допускается. Тем не менее в отдельных случаях главный бухгалтер может дать разрешение на выемку. При этом на место изъятого документа необходимо положить лист-заместитель, в котором указывается: когда, кому и на какой срок выдан документ. По возвращении документа лист-заместитель изымается.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование целиком. В этом случае заполняется и помещается на место выданного экземпляра карта-заместитель, в которой указывается: номер дела, дата и срок выдачи, должностное лицо-получатель, проставляются подписи в получении и приеме (после возвращения) документа. По возвращении дела карта-заместитель изымается.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов и другой документации из организации производится только органами, которым законодательством Республики Беларусь предоставлены соответствующие полномочия, и оформляется актом, копия которого передается под расписку соответствующему должностному лицу организации. Главный бухгалтер или иное должностное лицо организации в присутствии представителя органа, изымающего документы, обязан снять с этих документов копии, а также копию с документа, являющегося основанием для изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), соответствующие должностные лица с разрешения и в присутствии представителя органа, производящего изъятие, могут дооформить эти тома. При изъятии отдельных, не оформленных в дела, документов в актах изъятия должен быть перечислен каждый такой документ.

В случае пропажи, гибели документов руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Перед началом расследования причин пропажи или гибели документов запрашивается письменное объяснение у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение документов. По результатам работы комиссии составляется и утверждается руководителем организации акт свободной формы, содержащий дату, сведения о составе комиссии и заключение о результатах расследования. К акту прилагаются:

опись утраченных (поврежденных) документов;

полученные справки от уполномоченных органов: районного отделения внутренних дел, если пропажа документов связана с кражей; районного отдела по чрезвычайным происшествиям, если документы уничтожены в результате пожаров, иных стихийных бедствий, или ЖЭСа — в результате затопления;

объяснительные записки опрошенных должностных лиц.

На основании акта и выводов комиссии руководитель организации принимает решение по факту пропажи документов: а) провести полную или частичную инвентаризацию активов и обязательств; б) обратиться в компетентные органы для расследования причин пропажи; в) ограничиться наказанием виновных лиц. Каково бы ни было решение, в любом случае необходимо восстановить утраченные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета. Восстановление документов производится путем получения надлежащим образом заверенных копий у банков и организаций, с которыми производились хозяйственные операции. Выдача копий является добровольной, если это не оговорено договором.

Факт пропажи документов может быть выявлен в процессе налоговой проверки. По данному факту налоговый орган вправе составить протокол об административном правонарушении, влекущий за собой административную ответственность: согласно ст. 12 Кодекса об административных правонарушениях, нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем правил хранения бухгалтерских и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа от 4 до 35 базовых величин; уничтожение бухгалтерских документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения или их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 10 до 100 базовых величин.

Сама проверка прерывается, налоговым органом устанавливается срок для восстановления учета, но не свыше 3 месяцев. Если учет не восстановлен, по истечении данного срока проверка возобновляется, но уже с применением расчетных методик определения объектов налогообложения и норм Положения о порядке определения размера причитающихся в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам проверяемого субъекта в банке и (или) сведений о проверяемом субъекте, полученных от других государственных органов, юридических и физических лиц, либо расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2010 № 426 (с учетом изменений и дополнений).

Сроки хранения бухгалтерской документации

С целью отбора документов для сдачи на хранение или уничтожение приказом по организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, являющаяся совещательным органом, заседания которого протоколируются. В ее состав входят 3—5 человек, в том числе работник, ответственный за архив организации, а в качестве председателя назначается один из заместителей руководителя.

Экспертная комиссия рассматривает и согласовывает номенклатуру дел организации, рассматривает и согласовывает опись дел постоянного хранения и дел по личному составу, отбирает документы, подлежащие длительному хранению, решает другие вопросы, связанные с хранением и уничтожением документов, руководствуясь действующим законодательством Республики Беларусь, приказами, распоряжениями, указаниями вышестоящей организации, правовыми нормативными актами и методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиции Республики Беларусь. Решение комиссии принимается большинством голосов и вступает в силу после утверждения руководителем организации.

Сроки хранения документов определены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (с учетом изменений и дополнений). В приложении 1 к данному постановлению приведен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения. В зависимости от сроков хранения документы подразделяются на документы:

постоянного хранения;

временного (до 10 лет) хранения, подлежащие уничтожению по истечении срока хранения;

временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие уничтожению только с разрешения архивных организаций.

Главой 12 перечня установлены сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности, которые исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материала в делопроизводстве, т.е. исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2012 г., начинается с 1 января 2013 г. Если в деле находятся документы с различными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Не все документы, подлежащие постоянному хранению, передаются на хранение в государственные архивы. Документы временного (свыше 10 лет) хранения остаются на хранение в архивах предприятий. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и могут храниться в структурных подразделениях, а по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке. Списки организаций, обязанных сдавать материалы в государственные архивы, составляются учреждениями государственной архивной службы Республики Беларусь. В государственных архивах ведутся:

список № 1, в который включаются организации — источники комплектования архива;

список № 2, в который включаются организации, не являющиеся источниками комплектования.

Передача документов ликвидируемой организации в архив является обязанностью ликвидационной комиссии, создаваемой в соответствии с приказом о ликвидации.

Хранение документов ликвидированных организаций, которые не являются источниками комплектования государственных архивов и не имеют правопреемника и вышестоящей организации, обеспечивается территориальными (городскими или районными) архивами местных исполнительных или распорядительных органов. В случаях ликвидации, банкротства государственных регистраций их документы переходят к правопреемникам.

Запись в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей об исключении из него субъекта хозяйствования вносится регистрирующим органом только после сдачи на хранение документов в соответствующий архив. Сдача документов в архив подтверждается справкой архивного учреждения.

Если из состава организации выделяется структурное подразделение со статусом самостоятельной организации, последней передаются все дела по профилю ее деятельности, личные дела и лицевые счета перешедших в нее работников.

Документы с истекшим сроком хранения уничтожаются.

Для надзора за соблюдением субъектами хозяйствования действующего законодательства по вопросам обеспечения условий хранения документов, ходом приема-передачи документов ликвидированных предприятий, предупреждения незаконного уничтожения документов создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь. Инспекторские проверки могут проводиться у всех хозяйствующих субъектов независимо от формы собственности, включая архивы физических лиц. По их результатам государственная инспекция вправе привлекать к административной ответственности должностных и физических лиц в соответствии с действующим законодательством. Положение о государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь утверждено Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.05.2012 № 487.

Порядок уничтожения бухгалтерской документации
временного хранения

Отбор документов временного хранения к уничтожению осуществляет экспертная комиссия организации путем проведения экспертизы ценности документов — полистного просмотра дел. После экспертизы на дела с истекшим сроком хранения составляется акт о выделении документов к уничтожению, который подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем организации. Только после утверждения акта документы могут быть уничтожены.

Форма акта о выделении документов к уничтожению предусмотрена Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (с учетом изменений и дополнений), и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143:

__________________________     УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)             Директор ________  __________________

(подпись)    (фамилия, инициалы)

«___»______________ 20___ г.

АКТ

_______ №____________

______________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

На основании__________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

______________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда
№____________________________________________________________

(название фонда)

№№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур)
за годы

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

1

2

3

4

5

6

7

Итого______________________________ дел за ________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за____________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК)_____________

______________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол _______ №___________ )

Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов___________  ______________________

(подпись)            (фамилия, инициалы)

«___»______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Наименование организации

________ №_____________

Председатель ЦЭК _______________

(подпись)

Документы в количестве______________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в_______________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от______________ №____

Наименование должности
работника организации
сдавшего документы             ___________  _____________________

(подпись)            (фамилия, инициалы)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы___________  _____________________

(подпись)          (фамилия, инициалы)

«___»_______________ 20___ г.

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации. Необходимо помнить, что многие документы могут нести в себе информацию, составляющую коммерческую тайну. Документы, отражающие движение наличных денег, определяющие размер прибыли, подлежащей налогообложению, документы, необходимые для разрешения споров, разногласий, следственных и судебных дел, могут быть уничтожены только при условии завершения ревизии и окончательного решения спорных вопросов независимо от установленных законодательством сроков хранения.