Документооборот в организациях

Первичные учетные документы. Требования, предъявляемые к их разработке и утверждению

Первичные учетные документы являются основой отражения в учетных регистрах информации о совершенных хозяйственных операциях.

Хозяйственная операция – это действие или событие, влекущее изменения в объеме и составе имущества и обязательств организации.

Первичные учетные документы составляются ответственными исполнителями совместно с другими участниками операции и служат гарантией достоверности бухгалтерских данных.

Первичные учетные документы создаются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции (если это не представляется возможным – непосредственно после совершения хозяйственной операции) и фиксируют факт ее совершения.

Своевременное документальное оформление хозяйственных операций является неотъемлемым атрибутом обеспечения эффективного контроля за сохранностью материальных и денежных средств, основой для дальнейшего наблюдения за деятельностью лиц, наделенных правом распоряжаться имуществом предприятия.

Как отмечено выше, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Среди типовых и унифицированных документов, помещенных в альбомах, есть документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений. Например, приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др.

В большинство же типовых и унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, учитывающие характер хозяйственных операций и систему обработки данных. При этом все реквизиты типовых и унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь или согласованные с ним, остаются без изменения (включая код формы, наименование документов). Удаление отдельных реквизитов из типовых и унифицированных форм не допускается. В формах должны быть предусмотрены зоны кодирования информации для ссылок на общегосударственные классификаторы.
Каждая организация вправе разрабатывать и применять собственные формы первичной учетной документации, учитывающие специфику организации производства и управления.

Формы этих документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование, номер документа, дату и место его составления;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
• должности лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Формы первичной учетной документации, разрабатываемые организацией самостоятельно, должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, например, приказом, иметь номер (указывается в правом верхнем углу).

Типовые формы первичной учетной документации утверждаются Министерством финансов Республики Беларусь, унифицированные формы – республиканскими органами государственного управления.

При изготовлении бланочной продукции на основе типовых и унифицированных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается расширять и сужать графы и строки с учетом значимости показателей, включать дополнительные строки (в том числе свободные) и вкладные листы.

Первичная учетная документация должна обеспечивать возможность составления бухгалтерской, статистической или другой отчетности, предусмотренной законодательством Республики Беларусь.