Документооборот в организациях

Документооборот и его планирование

В целях повышения эффективности управления, ужесточения контроля за совершением хозяйственных операций в графике документооборота по усмотрению организации может приводиться и другая информация.

Для осуществления рациональной организации документооборота, обеспечения контроля за сохранностью документов в процессе их движения рекомендуется составлять график документооборота в виде схемы работ по созданию, проверке и обработке документов.

График документооборота в виде схемы называется оперограммой (в качестве примера приведем схему отражения отпуска материалов со склада в производство с использованием накладной на отпуск материалов (форма № М-11).

На оперограмме видны все этапы, которые проходит первичный документ, что позволяет проанализировать рациональность документооборота, увидеть, на каком этапе движения документа не обеспечивается надлежащий контроль за сохранностью и использованием имущества предприятия и добавить необходимые или упразднить лишние звенья. Из всех видов графиков оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и точно характеризует рациональность организации документооборота.

Работники организации выписывают и представляют документы, относящиеся к их сфере деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика с указанием документов, относящихся к сфере деятельности исполнителя, сроков их представления и подразделений организации, которым представляются эти документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и доброкачественное создание документа и его передачу для отражения в бухгалтерском учете несут лица, участвующие в создании данного документа.

В случае выявления серьезных нарушений при заполнении и представлении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета должностные лица, осуществляющие последующий контроль за заполнением поступающих документов по форме (заполнение всех реквизитов, правильность пересчета натуральных показателей в стоимостные, правильность внесенных исправлений и т.п.) и по существу (с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, зафиксированных в документах), возвращают их для доработки и переоформления в соответствии с установленными требованиями и докладывают об этом главному бухгалтеру.

С целью своевременного представления в установленные сроки и адреса и достоверного составления государственной статистической и бухгалтерской отчетности, расчетов (деклараций) по налогам и сборам отдельным документом (приказом, распоряжением и др.) утверждается график составления и представления государственной статистической и бухгалтерской отчетности, расчетов (деклараций) по налогам и сборам с указанием ответственных должностных лиц.

В настоящее время наблюдается тенденция к ужесточению требований к рациональной организации документооборота, качеству оформления и хранения документов, усиливается ответственность должностных лиц в случае выявленных нарушений движения первичных учетных документов.